طراحی سیستم کاری
کسبوکاری که فقط با حضور مدیر کار میکند، هنوز یک سیستم کامل نیست
در بسیاری از کسبوکارها، مدیر یا مالک باید برای تعداد زیادی از کارهای روزمره تصمیم بگیرد: چه کسی چه کاری انجام دهد، سفارش چگونه پیگیری شود، مشتری چگونه پاسخ بگیرد، خرید چه زمانی انجام شود و اگر یک نیروی کلیدی نباشد چه اتفاقی بیفتد.
این وضعیت معمولاً با بزرگتر شدن کسبوکار، بیشتر خودش را نشان میدهد.
مسئله فقط «کمبود نیروی انسانی» یا «ضعف کارکنان» نیست. در بسیاری از موارد، مشکل این است که نحوه انجام کارها به شکل یک سیستم منسجم طراحی نشده است.
ابتدا اطلاعات طراحی سیستم کاری را به دقت ببینید و چنانچه نیاز به مشورت بیشتری داشتید روی دکمه زیر کلیک کنید.
مسئلهای که روی آن کار میکنیم
اگر برخی از این جملهها برای شما آشناست، احتمالاً کسبوکار شما به طراحی سیستم کاری نیاز دارد:
- همه چیز در نهایت باید از مدیر عبور کند.
- کارها به افراد وابستهاند، نه به فرآیندها.
- با رفتن یک نیروی کلیدی، بخشی از کار مختل میشود.
- وظایف و مسئولیتها دقیقاً مشخص نیست.
- اشتباهها مرتب تکرار میشوند.
- جلسات و پیگیریها زیاد است، اما خروجی متناسب نیست.
- مدیر بیشتر وقت خود را صرف اداره روزمره میکند تا توسعه کسبوکار.
- با افزایش حجم کار، آشفتگی هم بیشتر میشود.
نگاه من به سیستم کاری
سیستمسازی به معنی تولید تعداد زیادی فرم، دستورالعمل و نمودار سازمانی نیست.
یک سیستم کاری خوب باید کمک کند کار درست، توسط فرد درست، در زمان درست و با روش مشخص انجام شود؛ بدون اینکه برای هر مرحله نیاز به دخالت مستقیم مدیر باشد.
بنابراین، ابتدا خودِ جریان کار را میبینیم. چه ارزشی باید ایجاد شود؟ این ارزش از چه فعالیتهایی عبور میکند؟ تصمیمها کجا گرفته میشوند؟ مسئول هر فعالیت کیست؟ چه اطلاعاتی باید منتقل شود؟ و کجاها اتلاف، دوبارهکاری یا وابستگی ایجاد شده است؟
سپس سیستم را بر اساس واقعیت کسبوکار طراحی میکنیم، نه بر اساس یک الگوی آماده.
فرآیند همکاری
۱. شناخت وضعیت موجود
فرآیندهای اصلی و نحوه واقعی انجام کارها را بررسی میکنیم.
۲. شناسایی گلوگاهها
وابستگیها، دوبارهکاریها، ابهام در مسئولیتها و نقاطی را که باعث کندی یا خطا میشوند مشخص میکنیم.
۳. طراحی فرآیندهای اصلی
برای فعالیتهای مهم، جریان کار، نقشها، مسئولیتها و نقاط کنترل را مشخص میکنیم.
۴. طراحی سازوکار مدیریت
جلسات، گزارشدهی، پیگیری، تصمیمگیری و شاخصهای موردنیاز را تا حد لازم طراحی میکنیم.
۵. استقرار و اصلاح
سیستم روی کاغذ باقی نمیماند. در اجرا بررسی میشود و بر اساس تجربه واقعی اصلاح خواهد شد.
خروجی همکاری
بسته به نیاز کسبوکار، خروجی میتواند شامل موارد زیر باشد:
- نقشه فرآیندهای اصلی
- شرح نقشها و مسئولیتها
- روش انجام فعالیتهای کلیدی
- سازوکار هماهنگی بین واحدها
- نظام پیگیری و گزارشدهی
- شاخصهای کلیدی عملکرد
- نقاط کنترل و تصمیمگیری
- برنامه استقرار سیستم
هدف نهایی این نیست که مدیر از کسبوکار حذف شود؛ هدف این است که مدیر مجبور نباشد خودش موتور اجرای تمام کسبوکار باشد.
این خدمت برای چه کسانی مناسب است؟
برای کسبوکارهایی که فعالیتشان شکل گرفته، اما رشد آنها با آشفتگی عملیاتی، وابستگی به مالک یا ضعف فرآیندها محدود شده است.
اگر مسئله اصلی شما این است که «اصلاً نمیدانیم چه کسبوکاری باید بسازیم و در چه جهتی حرکت کنیم»، ابتدا باید سراغ استراتژی برویم. اما اگر مسیر کلی مشخص است و مشکل اصلی در نحوه کار کردن سازمان است، طراحی سیستم کاری میتواند نقطه شروع مناسبی باشد.
شروع همکاری
اگر احساس میکنید کسبوکار بیش از اندازه به حضور و پیگیری شخص شما وابسته شده است، میتوانیم ابتدا وضعیت موجود را بررسی کنیم و مشخص کنیم کدام بخشها واقعاً نیاز به سیستمسازی دارند.
